پورتالهاي سازماني رويكردي نوين در مديريت شبكه محور
تهیه کننده غلامرضا شیروانی
چكيده
گسترش كاربردهاي فناوري اطلاعات در عرصه فعاليتهاي اقتصادي و اجتماعي سبب ابداع و ارائه راه حلها و راهكارهاي مختلف شده است. طبيعي است كه هر يك از اين روشها و ابزارها، مبتني بر نيازي خاص و در جهت رفع مشكلات موجود ابداع و به خدمت گرفته شده اند. پورتالهاي سازماني نيز با در نظر گرفتن نيازهاي اطلاعاتي در حوزه مديريت مبتني بر شبكه يا اصطلاحاً شبكه محور طراحي و بكارگيري شدهاند. امروزه كمتر مؤسسه يا سازماني را در كشورهاي پيشرفته و در حال توسعه ميتوان يافت كه از فناوري پورتال بيبهره باشد و از آن در جهت پشتيباني از اهداف سازماني استفاده نكرده باشد. پورتالهاي سازماني جداي از خدماتي كه در عرصه باز سازمان با اعمال مديريت متمركز ارائه ميكنند، فرصتهاي نويني را متناسب با توان اقتصادي و اجرايي سازمانها فراهم مينمايند. اين بدان مفهوم است كه پورتالهاي سازماني زمينه همكاريهاي متقابل و امكان بهرهبرداري از توانائيهاي حرفهاي و سرمايهگذاري مشترك را در فعاليتهاي بازرگاني فراهم ميسازند. آنچه در پي مي آيد، تشريح نقش و كاركرد پورتالهاي سازماني در مديريت شبكه محور است.
كليدواژه : فناوري اطلاعات؛ پورتال؛ پورتالهاي سازماني؛ مديريت شبكه محور
1-مقدمه
در دهه پاياني قرن بيستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، ظهور و گسترش فناوري اطلاعات كليه شئونات زندگي و تعاملات اجتماعي را دستخوش تحول نمود. تا حدي كه تمامي جوامع ناگزير از رويكرد به آن شدند (رحمتيان 1381). اينترنت شرايط تازهاي را پديد آورد كه در آن توليدكنندگان، تامينكنندگان، فروشندگان و مشتريان، و تقريباً همه عوامل دستاندركار يك چرخه اقتصادي قادر شدند در يك فضاي مجازي مشترك با يكديگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اينترنت تئوريها و نظريات جديدي را به ميان آورده است كه يكي از مشخصههاي اصلي آنها نگاه تازهاي به مقوله كسب و كار است (نوعيپور 1382).
به جرأت ميتوان گفت كه تجارت الكترونيكي يكي از نمودها و كاربردهاي ويژه فناوري اطلاعات است و هم اكنون حجم وسيعي از خريد و فروشها در كشورهاي پيشرفته به شيوه الكترونيكي صورت ميپذيرد. بر اساس آمارهاي رسمي اعلام شده، تجارت الكترونيكي آمريكا طي سال 2002 بالغ بر 6/1 هزار ميليارد دلار بوده است كه پيش بيني ميشود در سال 2006 به 1/7 هزار ميليارد دلار برسد. تجارت الكترونيكي مالزي در سال 2002، 7/13 ميليارد دلار بود كه پيش بيني ميشود در سال 2006 به بيش از 158 ميليارد دلار خواهد رسيد (شهيدي 1382). بديهي است كه رسيدن به چنين حجمهاي دلاري در تجارت الكترونيكي بر اساس مديريت و برنامه ريزیهای مدون امکانپذير خواهد بود.
مؤسسات و سازمانهاي گوناگوني تاكنون با هدف ارائه راهحلهاي نوين جهت تسهيل فرايندهای مديريتی تشكيل و تأسيس شدهاند. پورتالهاي سازماني1 به عنوان يكي از اين راهحلها تا حدودي توانستهاند انتظارات و اميدهاي مديران را در عرصههاي گوناگون مديريت برآورده سازند. معمولاً اولين نگراني مديران يافتن اطلاعات جديد و منابع اطلاعاتي موثق است. پورتالهاي سازماني با بررسي نيازهاي اطلاعاتي مديران، مجموعهاي از مسيرهاي مطمئن اطلاعاتي را در اختيار آنها ميگذارند. از آنجايي كه ارائه خدمات پورتال اساساً مبتني بر شبكه و به ويژه اينترنت ميباشد، پورتالهاي سازماني خدماتي فراتر از آدرس دهي اطلاعات را انجام ميدهند كه معمولاً شامل مواردي نظير كاوش، سرويس پست الكترونيك، نظر سنجي، گروههاي خبري و بحث و غيره است. امكان تعامل دو سويه ميان مديران و كاربران (کارمندان و ارباب رجوع) از طريق وب سايت اصلي پورتال و همچنين ديگر كاربران عضو در يك پورتال سازماني، زمينه بهرهبرداري هر چه بيشتر از فرصتهايي را كه در عرصههاي گوناگون پديد ميآيند، فراهم ساخته است. در ادامه اين مقاله نقش و كاركرد پورتالهاي سازماني را در مديريت شبكه محور مورد بررسي قرار ميدهيم.
2-پيدايش پورتال
همچنان كه استفاده از اينترنت در اوايل سال 1994 آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سايتها نيز به شدت افزايش پيدا كرد. اين پديده كه به خودي خود تقويت ميشد منجر به بروز ضرورت يافتن راهي براي كمك به امر ناوبري2 يعني جستجو و تحقيق شد. به اين منظور دو نوع از وب سايتها يعني «فهرستهاي راهنما3» و «موتورهاي جستجو» پا به عرصه ظهور گذاشتند (مجله بزرگراه رايانه 1382).
فهرستهاي راهنما، راهنمايان وب بودند كه متشكل از ويراستاران انساني بوده و بر اساس مقولات مختلفي مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غيره سازماندهي شده بودند. نتيجه نهايي، معمولاً يك «پيوند4» به يكي از صفحات معين وب بود كه اطلاعات مورد نظر كاربر را در خود داشت.
از طرف ديگر، موتورهاي جستجو كلمات كليدي را از روي صفحات وب در بانكهاي اطلاعاتي گردآوري و تنظيم ميكردند كه جستجوگران ميتوانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند. با وجود گسترش و تكامل موتورهاي جستجو همچنان اين سئوال به عنوان يك چالش مطرح بود كه چگونه دقيقاً چيزي را به كاربر بدهيم كه او ميخواهد؟ روند تكاملي وب سايتها سبب شد تا به تدريج استراتژيهاي خود را از «پيوند دادن سريع كاربران» به «سايتهاي مقصد» تبديل نمايند. در اين مرحله ناظران صنعتي به فهرستهاي راهنما و جستجوي اوليه عنوان «پورتال» را دادند. اين اصطلاح را در سال 1997، هالسي مينور5 كه در آن زمان رئيس CNET بود، ابداع كرد. اين كلمه به همان معناي عادي «دروازه» و «درگاه» است (مجله بزرگراه رايانه 1382).
در حوزه اينترنت تعريف پورتال ماهيت متغير خود را حفظ كرد. در سادهترين معنا، پورتال دروازهاي است به وب. پورتال سكوي پرتابي است كه هر كاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهاي ديگر بايد به صورت يك صفحه مبدأ از آن استفاده كند. مارشاك6 معاون گروه پاتريشيا سيبولد7 ميگويد: «پورتالها باعث كاهش ميزان پرسه زدن افراد در وب ميشوند» (مجله بزرگراه رايانه 1382). در عين حال پورتالها به تدريج تبديل به سايتهايي شدند كه هر كاربر در سراسر روز به منظور مديريت طيف وسيعي از فعاليتهاي روزمره خود، به سراغ آنها ميرود مانند بررسي كامل تيترهاي خبري، قيمت سهام، ارسال نامه الكترونيكي و پيامهاي دوربرد و پيوستن به تالارهاي گفتگو.
از اينرو پورتالها وظايف بسيار متفاوتي را انجام ميدهند ولي جوهره همگي آنها متشكل از پنج عنصر اصلي است: مديريت، جستجو، محتوا، ايجاد گروههاي کاري و برنامههاي خلاقيت فردي.
3-از پورتال تا يک محل کار الکترونيکي
پورتال نيز همانند اغلب مفاهيم رايج در فناوري اطلاعات بر اثر اينترنت و شبکه گسترده جهاني8 پديد آمد. کاربران عادي اينترنت معمولاً در هنگام ناوبري اطلاعات و کاوش موارد درخواستي خود در اينترنت مغلوب اقيانوس عظيم اطلاعات ميشدند. در نتيجه وب سايتهاي کاوش نظير Yahoo و AOL پديد آمدند تا به کاربران در يافتن مقاصد اينترنتي مورد نظرشان کمک کنند. اين پورتالهاي اوليه هيچگونه امکان تنظيم شخصي را به کاربران خود ارائه نميکردند، بنابراين انتظار چنداني نداشتند که کاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقي بمانند و از سايتي به سايت ديگري نروند.
پورتالها اين وضعيت را با ارائه امکانات تنظيم شخصي به نحو چشمگيري تغيير دادند و کاربران آنها ميتوانستند موضوعات درخواستي خود را مطابق سليقه، اولويتها يا نيازهاي شخصي تغيير دهند و پيوندهاي مطلوبي را در ارتباط با موضوعات مختلف نظير اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تيمهاي ورزشي مورد علاقه، اوضاع جوي و هواشناسي و غيره به صورت متمرکز و در يک جا در اختيار داشته باشند. اين ويژگي پورتالها سبب شد تا کاربران آنها نوعي تعلق خاطر به آنها پيدا کنند و هر کاربر مرتباً به پورتال شخصي خود مراجعه نمايد. همين امر سبب شد تا همان وب سايتهاي کاوش اوليه يعني Yahoo و AOL با افزودن قابليتهاي بيشتر به صفحات اصلي خود مانند امکان ارسال سريع پيامهاي کوتاه، گروههاي بحث، صفحات شخصي رايگان، آلبومهاي عکسهاي شخصي و خانوادگي و سرويسهاي رايگان پست الکترونيکي کارايي و بهرهوري خود را افزايش دهند و در نتيجه وفاداري بيشتري را از سوي کاربران هميشگي خود دريافت نمايند. بدين ترتيب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد که کاربران به هنگام مراجعه به اين وب سايتها وقت بيشتري را نسبت به گذشته صرف ديدن صفحات گوناگون آنها ميکنند (گروه نرمافزاري آي بي ام 2002).
کاربران سازماني و به ويژه مديران نيز به اين نتيجه رسيدند که از همان قابليتهاي پورتالهاي اينترنتي براي مديريت منابع سازماني خود اعم از منابع اطلاعاتی و انسانی (پرسنل) استفاده نمايند که البته يافتن اينگونه منابع اطلاعاتي (به لحاظ تخصصي بودن وظايف سازمانها) در اينترنت کار دشواري به نظر ميآمد. افزودن ابزارهاي همکاري، تعامل با سيستمهاي تبادل، گسترش امکانات به تجهيزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتريان جديد و مرتبط ساختن شرکاء و تأمين کنندگان به يک وب سايت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسير تکاملي خود تبديل به يک فضاي کسب و کار الکترونيکي شود. اين امر راهي را براي کاربران فراهم ميکند تا به وسيله آن منابع، روابط و زنجيره ارزش9 يک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مديريت کنند.
4-پورتالهاي سازماني
از اوايل سال 1997 كه استفاده از پورتالها در عرصههاي مختلف كاوش و بازيابي اطلاعات در اينترنت مورد توجه قرار گرفت، بسياري از سازمانهاي تجاري و غيرتجاري به فكر طراحي و ايجاد پورتالهاي سازماني براي خود و پرسنل و كاربران يا به عبارت بهتر مشتريانشان افتادند. شركتهايي مانند مايكروسافت و آي بي ام هم وارد اين ميدان شدند كه این رقابت همچنان ادامه دارد.
پورتالهاي سازماني اساساً با دو هدف طراحي و در سطح سازمانها مستقر شدند. اين دو هدف شامل مديريت متمركز اطلاعات تجاري در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتي روزآمد ميباشند. پورتالهاي سازماني از يك سو امكان مديريت متمركز در سازمان را براي مديران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم ميكنند و پنجره اي شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار ميدهند و از سوي ديگر كاربران و مشتركين خود را از آخرين اخبار و اطلاعات مربوط به حوزههاي كاري و تجاري آگاه ميسازند. اين پورتالها علاوه بر اطلاعرساني زمينههاي تعامل ميان مديران و كارمندان و مشتريان يا كاربران را ايجاد مينمايند. محيط شبكهاي پورتالهاي سازماني به گونهاي طراحي ميشود كه يك كاربر پس از ورود به آنها خود را در فضاي مجازي يك محيط تجاري يا كاري مييابد و علاوه بر انجام امور اجرايي و تجاري در سراسر اوقاتي كه در اين محيط به سر ميبرد احساسي از لذت را همراه با آموزش تجربه مينمايد. يكي ديگر از ويژگيهاي پورتالهاي سازماني اين است كه كاربران با مشاركت در فعاليتهاي مبتني بر شبكه خلاقيتهاي فردي را در خود پرورش ميدهند. امكانات تنظيم شخصي كه معمولاً در هر پورتال سازماني پيشبيني و ارائه ميشود ضمن به چالش گرفتن تجربيات فردي كاربران در كار با امكانات شبكهاي و بسترهاي ارتباطي، زمينههاي خلاقيت آنها را به شيوهاي كاربردي ايجاد مينمايد.
قابليتهاي موجود در پورتالهاي سازماني نظير كاوش، فهرستهاي موضوعي، سرويسهاي صفحات زرد10 براي يافتن شركتهاي محلي، سرويسهاي يافتن افراد براي رديابي شماره تلفنها يا آدرسهاي پست الكترونيكي، تيترهاي خبري، قيمت سهام، نتايج ورزشي، پيشبيني وضع هوا، اطلاعات مسافرتي و پروازي، فهرست رويدادهاي محلي، گروهاي بحث و گفتگو، تابلوي پيامها، سرويسهاي ارسال و دريافت سريع پيامها، آگهيها و پيشنهادهاي تجاري، دفترچههاي آدرس، تقويم و ديگر قابليتهاي كاربردي حقيقتاً آنها را تبديل به محيطهاي شبكهاي كردهاند كه كاربران پس از چند مورد استفاده و بهرهبرداري از آنها ديگر نميتوانند از عضويت در آنها چشمپوشي كنند. اين به معني وابسته نمودن كاربران به يك محيط خاص شبكهاي نيست، بلكه به معني ايجاد اعتماد در كاربران و مشتريان جهت مراجعه آنها به يك محل خاص در اينترنت به منظور انجام امور تجاري و اداري است.
امروزه روشن شده است كه كاربران پورتالهاي سازماني حدود يك سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، يك سوم را صرف پيامها و مشاركت در تالارهاي گفتگو و يك سوم ديگر را صرف دستيابي به ديگر محتويات ميكنند (مجله بزرگراه رايانه 1382). امكانات ارتباط از راه دور نظير سيستم پيام كوتاه11 كارايي پورتالهاي سازماني را چند برابر ساخته است. كاربران اين پورتالها ديگر حتي براي ارتباط با پورتال مورد نظر نياز به حضور فيزيكي در محل كار يا منزل جهت استفاده از رايانه شخصي ندارند، بلكه ميتوانند از طريق تلفن همراه خود و ديگر تجهيزات ارتباطي بيسيم نسبت به امور اداري و بازرگاني خود واكنشهاي مناسب و به موقعي را نشان دهند. به عبارت ديگر پورتالها قادر به بهرهبرداري مفيد و مؤثر از فناوريهاي بيسيم جهت برآورده ساختن نيازهاي ارتباطي مشتركين خود شدهاند. همه اينها كارايي پورتالهاي سازماني را بيش از گذشته نمايان ساختهاند.
5- چارچوب يک پورتال
يک فضاي کاري پورتال صرفاً با قرار دادن يک طرح جذاب بر روي انبوهي از منابع محتوايي و کاربردهاي مربوط به آن که قبلاً کاوش در آنها به سختي صورت ميگرفت، حاصل نميگردد. در واقع چالش ساختن يک پورتال در سطحي عالي در صفحه واسط کاربر آن نيست، بلکه در فراهم نمودن فرايندهاي تجاري و کاري يکپارچهاي است که از ميان بسياري از سامانههاي فناوري اطلاعات ميگذرند تا چنين فرايندهايي را به صورت يک مجموعه واحد درآورند و قابليتهاي کاوش جامع، دسترسي و يکپارچه سازي کاربردي، تنظيم شخصي، استقرار، مديريت، همکاري، مديريت محتوايي شبکه، استقرار تخصص، هوش تجاري، تجزيه و تحليل کمي، امنيت و ميزباني ديگر گزينههاي منحصر به سازمان را ايجاد نمايند. فروشنده اي که شما براي خريد خودتان انتخاب ميکنيد، بايد بتواند کليه اين قابليتها را يا به صورت مستقيم و يا از طريق مجموعه اي از شرکاء فراهم نمايد تا آنها را با يکديگر ترکيب و مجتمع نموده و اطمينان يابد که اين خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند يافت.
اين يکپارچهسازي ممکن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتواي اصلي آن شامل انبوهي از نرم افزارهاي ميانجي12 است که با ساختارهاي شبکه اي موجود درگير و ترکيب ميشوند و شرايطي را به وجود ميآورند که در بهترين شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل مينمايد و ميتواند با نيازهاي متنوعي منطبق گردد و فضاي مناسبي را براي چيزي بيش از يک محصول فراهم نمايد. اين رويکرد فراتر از انتظار شرکتهايي نظير IBM بوده است (گروه نرمافزاري آي بي ام 2002). اين شرکت در ايجاد خانواده پورتال Websphere
| 
